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Chapter4 文書を共有してコラボレーションしよう |
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Web2.0は、「理解するもの」から実際に「使うもの」へと変化しています。あなたはWeb2.0をどれだけ使いこなしていますか？ Web2.0サービスを仕事や生活で「使う」ための本、インプレスジャパンの新刊書籍「実践 Web2.0 BOOK」から、その一部を紹介する連動企画です。 第4回はChapter4から「文書を共有してコラボレーションしよう」と、Google ドキュメントの使い方をご紹介します。
■ 仲間とWeb上で文書を共同作成する これまでは、パソコンで資料を作成する際には、自分のパソコンのワープロや表計算ソフトで作成した文書を印刷したり、メールで送信したりして人に見せ、意見を聞いて、修正を加えていたはずだ。だが、Web2.0サービスを利用すると、文書の作成から、意見の交換、修正の指示などが、全部インターネット上で実現できてしまう。すべての作業をパソコンですませられて効率的だし、離れた場所にいても、共同作業が可能になる。
■ オンライン文書共有 Google Docs & Spreadsheetsは、ワープロと表計算の機能をそなえたサービス。ワープロや表計算ソフトのワークシートの作成・編集が、ブラウザー上で行え、Microsoft Officeと比べて遜色のない文書を作成することができる。複数人で同じ文章を共有し、修正の履歴を保存しながら、複数人で編集していくことができる。これまで、Microsoft Officeで文書を作成するときは、メールでファイルをやりとりすることが多い。しかし、何度もファイルのやりとりをしているうちに、どのファイルが最新なのかわからなくなったりしてしまうこともある。 Google Docs & Spreadsheetsなら、サーバー上の文書が常に最新の状態であり、修正の履歴も保存されるので、こういった混乱が起こる心配も少ない。 もちろん、WordやExcelで作成した文書を読み込むこともできるので、既存の文書も有効活用できるのでご安心を。
■ wiki 文書作成の前のブレストの段階ではWikiが便利だろう。Wikiというのはブラウザーからウェブサイトを簡単に作成・編集を行えるシステムのことで、ブログなどと違って、管理者だけでなく誰でも自由にページを編集できるのが特徴だ。ウィキペディアはこのWikiを使って百科事典をつくりあげたものだ。ちょっとした記法を覚えるだけで、HTMLを知らなくてもページを自由に作成できるので、ブレストだけでなく、参考サイトのリンク集を作ったり飲み会の写真をアップしたり、アイデア次第で何にでも使える。 livedoor Wikiは閲覧制限をかけることができるので、社外の人に大事な話を見られてしまうこともない。変更があった際に気が付いた人がいつでも修正できるので、プロジェクト内の決まりごとやマニュアルをWikiにしておくと便利だ。
■ インスタントメッセンジャー メンバー同士で連絡を取り合うには、インスタントメッセンジャーと呼ばれるソフトが便利だ。メールはいつ読まれるかわからないが、メッセンジャーなら電話と同じようにリアルタイムに、文字で会話することができる。相手と同じソフトを使う必要があるので、相手に合わせて使い分けよう。メッセンジャーの中でも代表的なのがWindows LiveメッセンジャーとSkypeだ。
Windows Liveメッセンジャーは、Windowsに付属しているMSNメッセンジャーの後継ソフトで、Windowsユーザーなら誰でも使える。 また、サーバー上に共有フォルダを作成し、会話する相手とフォルダごとファイルを共有できる機能もある。 ドコモとauのケータイから使えるアプリも用意されているので、場所を選ぶことなくいつでもメッセージのやり取りができるのはとても便利だ。 SkypeはIP電話のアプリケーションとして有名だが、メッセンジャーの機能も充実している。SkypeのグループチャットはWindows Liveメッセンジャーと違い、一度開設したらそのグループは半永久的に残り続ける。自分がオフラインの間に交わされていた会話でも、オンラインになった時に受信してくれるので、外回りで忙しい営業部員でも会話についていくことができるだろう。 グループチャットは気軽に何個でも作れるので、プロジェクトごとに作成していいし、1つのグループには最大で100名まで参加できるので、かなり大きなプロジェクトでも問題なく使えるはずだ。
■ コミュニティ メッセンジャーはちょっとした確認などには便利だが、ずっと保存しておきたい情報をどこかにまとめておくには、Googleグループを活用するといい。Googleグループは、参加者同士がメールまたは掲示板形式でディスカッションできるコミュニティで、ページを共同で編集したり、ファイルをアップロードして共有したりすることができる。公開／非公開を選べ、メーリングリストとしてだけ利用する方法もある。 Googleのヘルプをはじめ、一般公開されているグループの中には、仕事に役立つグループもあるかもしれない。積極的に参加してみよう。（津久井玲宏）
■ ＵＲＬ 実践 Web2.0 BOOK http://home.impress.co.jp/reference/2418.htm 実践Web2.0 BOOK【PDF版】 http://home.impress.co.jp/reference/EL070011.htm 立ち読みインプレス：実践 Web2.0 BOOK（IEのみ対応） http://ebook.webcatalog.jp/engine/isapi/frame.dll?bc=9405&ul=ja 2007/09/27 11:04
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