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2万以上のビジネス書式を収録! 特集記事も充実の「書式の王様」 |
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 先日、とある雑誌の取材で企業を取材したところ、後日になって取材先から丁寧な御礼の手紙が送られてきました。今の時代だと電子メールで済ませる方が多いので、なんか新鮮でしたね。こちらも手紙で返事を書いてみましたが、久しぶりだったのでいろいろと戸惑いました。
こういうときに頼りになるのがビジネス書式を集めたサイトです。まあテンプレートを丸写しして使うのはちょっと芸がないかもしれませんが、例文として参考にするにはかなり便利ですよ。きちんとした手紙やビジネス文書を書き慣れていない人にとっては、なにも書いてない白紙の状態から書き始めるのはかなりしんどいですからね。 中でもオススメなのが、「海bizocean」というサイト。このサイトでは、さまざまな種類のビジネス文書や手紙の文例を無料でダウンロードできます。文書のテンプレートだけでなく、ビジネスに関するQ＆Aやビジネスガイド情報、健康情報など、多彩なコンテンツも揃っていますよ。ブックマークに入れておいて損はありません。 ■ 豊富なテンプレートを用意 まずは文書のテンプレートを集めた「書式の王様」というコーナーを見てみましょう。4月1日にアクセスしたところ、収録されているテンプレート数は2万717で、年間ダウンロード数は135万31回という数字が出てました。インターネット上には同様のサイトがいくつかありますが、これだけの収録数を誇るサイトはなかなかありません。用意されているのは、「書式・文例」と「パワーポイント・企画書」、「クリップアート・素材」の3種類。企画書や手紙だけでなく、プレゼンテーション資料まで用意されているのはウレシイですね。 「書式・文例」は「社内文書」「社外文書」「個人文書」「法定文書」「英文文書」の5ジャンルに分かれています。ビジネスマンがもっとも使う機会が多い「社内文書」では、さらに「連絡・通達」「指示・命令」「報告・調整」「企画・計画・調査」「稟議書」などの小カテゴリに分かれています。 カテゴリ名をクリックすると、フォルダのツリー形式でカテゴリが表示されて、さらに小カテゴリをクリックすると、そこに含まれる書式のリストが表示されます。リストには書式名およびその説明、そしてユーザーからの評価が5段階評価で表示されています。ダウンロード数も載っているので、どの書式が人気あるのかもわかりますよ。 ちなみに書式名の横に鍵のマークが付いているものは、ダウンロードするのに会員登録が必要です。会員登録にはもちろん料金はかからないので、とりあえず登録しておくことをオススメします。
■ 類似した書式の中から選択可能 書式名をクリックすると、詳細画面が表示されます。サムネイル画像も載っているので、おおまかな内容もすぐにわかります。画像や説明を読んでダウンロードしたいと思ったら、ページ中段にあるバナーをクリックしましょう。テンプレートはワードやエクセル、パワーポイント、PDFなどのファイル形式で作られています。規約を読んでダウンロードしてから、各アプリケーションでダミーが入っている部分を修正して、書式を作成すればOKです。 また、詳細画面のメニューを見ると、「この書式でなかったら」というボタンが用意されていて、ここをクリックすると類似した書式のリストが見られます。たとえば4月1日時点で「出張報告書007」という書式に似た書式としては、「海外出張報告書」と「出張報告書007」「出張報告書02」「出張報告書003」という4種類の報告書が提示されます。テンプレートサイトの多くは、1つのテーマにつき1種類の書式しか収録されていませんが、このサイトの場合、複数の選択肢の中から選べるのがイイですね。 さらに、このサイトにはビジネスに関するQ＆Aのコーナーがありますが、テンプレートの詳細画面で、関連したQ＆Aのリストも見られるようになっています。中には関係のないQ＆Aが含まれていることもありますが、役に立つ情報が見つかることも多いですよ。 ちなみにこのQ＆Aコーナーは、どれくらい悩んでいるのかを「困り度」として顔のアイコンで示せるようになっていて、なかなか使いやすいです。もし仕事上でなにか悩んでいたら、ここに投稿してみるのも手ですよ。
■ パワーポイントファイルやクリップアートも収録
また、平行四辺形や台形、ひし形など、さまざまな形のオートシェイプ素材も用意されています。ダウンロードしてそのまま加工して使えるので、これを活用すれば効率よくプレゼンテーション資料を作れますよ。 「クリップアート・素材」のコーナーでは、パワーポイントや企画書で使えるイラスト素材をダウンロードできます。 「ビジネス」「コンピューター」など仕事で使うものから、「年賀／干支／正月」「ウェディング」など趣味で使える素材も数多く揃っています。中には「地図記号」などもありますよ。プレゼンテーション資料の作成時に、もう少し画面を華やかに仕上げたいときなどに使うと効果的です。 ■ 特集記事も充実
上部メニューから「ビジネスガイド」をクリックしてみましょう。4月1日にアクセスしたときは、「社長インタビュー」のコーナーに、PCサポートサービスを手がける家喜信行氏のインタビューが載っていました。「たまごが立たないコロンブスたちへ！」と題したこのコーナーでは、さまざまな業界で活躍する社長のこれまでの足跡が丁寧に書かれています。 このほか、申告のやり方をガイドする「確定申告」や、書式の使い方を専門家が教える「書式パーフェクトガイド」、ビジネス情報が詰まった「ビジネスコラム」、経営者や経理担当者に向けた「決算診断」、コラムなど多彩なコーナーがあります。 これとは別に、「書式の王様」の中の1コーナーとして「書式ナビ」というコンテンツも最近になって登場しました。このコーナーは、いろいろな業界のビジネスマンが仕事の質を向上させるための「10の書式」をピックアップするという企画で、各書式には「活用のツボ」として、文書のやりとりの仕方などのアドバイスも書かれています。ビジネスの第一線で活躍している人のアドバイスなので、とても役に立ちますよ。 さらに、健康情報などを扱った「比較診断」というコーナーも要注目です。メタボリックシンドロームや、ビジネスマンの食生活について貴重な情報が掲載されているので、ぜひ参考にしてみてください。 書式テンプレートからQ＆A、特集記事、健康情報まで、充実した情報が揃ったこのサイトを活用して、仕事の効率アップに役立ててみてください。では、また！
■ ＵＲＬ 海bizocean http://www.bizocean.jp/ 2009/04/02 11:03
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